Projekt: Process Mining

Die Ge­neh­mi­gung von Soft­ware­deals ver­ur­sach­te bei un­se­rem Kun­den ho­hen ma­nu­el­len Auf­wand. Mit Hil­fe von Data Sci­ence Me­tho­den ha­ben wir Kom­ple­xi­täts­trei­ber iden­ti­fi­ziert und An­sät­ze zur Er­hö­hung des Au­to­ma­ti­sie­rungs­grads ent­wi­ckelt. Ma­nu­el­le In­ter­ak­tio­nen so­wie Be­ar­bei­tungs­dau­er des Ge­neh­mi­gungs­pro­zes­ses wur­den re­du­ziert und die Pro­zess­kos­ten ge­senkt.

Prozess mit viel manueller Interaktion ist Engpass für Wachstum

Ge­neh­mi­gun­gen von Soft­ware­deals er­for­dern häu­fig ma­nu­el­le In­ter­ak­tio­nen. Für vie­le Dealat­t­ri­bu­te, wie bei­spiels­wei­se Zah­lungs­ziel, ist die Zu­stim­mung meh­re­rer Per­so­nen er­for­der­lich. Des­halb stellt der Ge­neh­mi­gungs­pro­zess spe­zi­ell bei Seg­men­ten mit star­kem Wachs­tum oft ei­nen Eng­pass dar. Dar­über hin­aus ist ins­be­son­de­re bei Deals mit ho­her ma­nu­el­ler In­ter­ak­ti­on und klei­nem Vo­lu­men die Wirt­schaft­lich­keit nicht ge­ge­ben.

Process Mining zur Identifikation von Engpässen

Als Grund­la­ge für die Ana­ly­se ha­ben wir Da­ten aus ver­schie­de­nen Quel­len in­te­griert und be­rei­nigt. Un­ter Ein­satz der Open Sour­ce Soft­ware R ha­ben wir his­to­ri­sche Pro­zess­da­ten ana­ly­siert und den Ab­lauf des Ge­neh­mi­gungs­pro­zes­ses da­ten­ge­stützt re­kon­stru­iert. Auf die­ser Ba­sis konn­ten neue KPIs zur Er­fas­sung der Pro­zess­kom­ple­xi­tät ab­ge­lei­tet wer­den.

Zu­dem iden­ti­fi­zier­ten wir durch den Ein­satz von Data Mi­ning Me­tho­den Ur­sa­chen für ho­hen ma­nu­el­len Ge­neh­mi­gungs­auf­wand. Bei die­sen Ana­ly­sen wur­den mit Hil­fe von Text­mi­ning auch un­struk­tu­rier­te Da­ten ein­be­zo­gen. Ver­trag­sat­tri­bu­te aus Kom­men­tar­fel­dern konn­ten so ex­tra­hiert und ge­clus­tert wer­den. At­tri­buts­grup­pen, die zu ho­hem ma­nu­el­len Auf­wand füh­ren, wur­den ge­mein­sam mit dem Kun­den auf po­ten­ti­el­le Ri­si­ken im Ge­schäfts­be­trieb be­wer­tet, um ge­eig­ne­te At­tri­bu­te zur Au­to­ma­ti­sie­rung ab­zu­lei­ten.

Erweiterung des Standards erhöht Automatisierungsgrad

Mit Hil­fe der Da­ten­ana­ly­sen konn­ten die Stan­dard­wer­te für Ver­trags­be­din­gun­gen er­wei­tert wer­den. Die Ver­käu­fer kön­nen die At­tri­bu­te des er­wei­ter­ten Stan­dards aus ei­ner Drop­down­lis­te aus­wäh­len. Eine ma­nu­el­le Ge­neh­mi­gung ist für die­se nicht mehr er­for­der­lich. Bei Deal At­tri­bu­ten, die ein ho­hes Ri­si­ko mit sich brin­gen, kann der Stan­dard nicht er­wei­tert wer­den. Dem Ver­käu­fer kann aber eine Ri­si­ko­be­wer­tung des Deals an­ge­zeigt wer­den, um ihn zu mo­ti­vie­ren Deal At­tri­bu­te mit ho­hem Ri­si­ko zu ver­mei­den. Durch die­se Ef­fi­zi­enz­stei­ge­run­gen im Ge­neh­mi­gungs­pro­zess kön­nen  die Kos­ten der Be­ar­bei­tung ge­senkt wer­den.